M4 - Управление на събития

ПРЕГЛЕД

Основна цел

В този модул ще бъде разгледан събитийния туризъм, като част от туристическата индустрия. Ще бъде представена неговата същност и структура. Ще бъде проследено историческото му развитие. Ще бъдат разгледани различните видове туризъм и тяхната роля в туризма. Ще бъдат представени видовете събития и тяхната роля в туризма. Ще бъдат разгледани начините на планиране и организиране на събития. Ще бъдат представени различни видове маркетингови стратегии и подходи при провеждането на събития.

Продължителност

Индивидуалния обучителен модул за самообучение по темата „Управления на събития в туризма“ е с обща продължителност около 5 часа (300 минути), включващи времето за запознаване с предоставените допълни ресурси по темите на модула.

Пълно съдържание – Цял курс в един документ

ПОДРОБНОСТИ ЗА КУРСА

Съдържание на учебната дисциплина

Тема 1	Тема 2	Тема 3	Тема 4
Същност и структура на събитийния туризъм	Историческо развитие на събитийния туризъм	Класификация на видовете събития и ролята им в туризма	Планиране и организиране на събития
Тема 5
Маркетингови стратегии и подходи при провеждане на събития

ПОКРИТИ ПРЕДМЕТИ

Актуална учебна програма

Същност и структура на събитийния туризъм

През последните десетилетия в специализираната лексика по туризъм все по-често се използват термините „събитие“, „специално събитие“, както и тяхното производно понятие „събитиен туризъм“. Това се дължи на нарастващите мащаби, роля и значение на различни по вид организирани спортни, делови и културни мероприятия в туристическите дестинации, които постепенно се превръщат в мотив за масови туристически посещения. Събитийният туризъм е сравнително нов, богат на съдържание и форми на проявление вид туризъм, който пряко се обвързва с удовлетворяването на потребностите на посетителите на определено място от разнообразяване на престоя, съпреживяване, търсене на по-атрактивен и качествен туристически продукт и социална групова принадлежност. Събитийният туризъм е специализиран вид туризъм, резултат от сложна дейност по организиране и провеждане на събития, който удовлетворява комплексни туристически потребности и спомага за обогатяване на продуктовото портфолио и развитие на туристическата дестинация. Събитията са важен мотиватор при организиране на пътувания и имат решаваща роля в плановете за развитие на повечето дестинации. Появата на събитийния туризъм се явява добра алтернатива и изключителна възможност за развитие в туристическата сфера. Туристите представляват потенциален пазар за планираните събития, а те имат пространствено-времева природа и всяко едно от тях е уникално, поради взаимодействието между хората, мястото и създадените организационни условия за посещение и „потребление” на съответното събитие. Глобална тенденция в туризма, породена от ограничеността на свободното време, е осъществяването на по-чести, но по-краткотрайни пътувания. Също така поради недостига на време за творческо развитие нарастват изискванията на туристите към продуктовото разнообразие и преживявания, културни събития и атракции. Като резултат от това е налице повишен интерес от страна на туристите към събитийния туризъм както в световен, така и в национален аспект. Събитието като особена единица в туризма се изгражда като инструмент за икономически растеж както в корпоративен, така и в политически смисъл. В контекста на туристическата индустрия, понятието “събитие” се разглежда преди всичко като публично събиране, което удовлетворява бизнес, научни, политически или развлекателни очаквания. Международната практика и автори описват едно събитие в различни аспекти – веднъж го определят като организирано мероприятие с определена цел и с определен период, в което група хора вземат участие, информирани от медиите през призмата на специалните събития го дефинират като уникален момент във времето, отбелязан с церемония и ритуал, за да задоволи специфични нужди (Coldblatt). Glenn Bowdin отбелязва събитието като “инструмент, чрез който да опише специфични ритуали, презентации, представления или тържества, съзнателно създадени за отбелязване на специални поводи или за постигане на специфични социални, културни и корпоративни цели”. Една от най-интересните дефиниции за събитие във връзка с туризма отбелязва Getz, който казва: “мега-събития, в зависимост от техния размер или значимост са тези, които допринасят за постигане на изключително високи нива на развитие на туризма, медийно отразяване, престиж или икономическо въздействие за домакина, общността, мястото или организацията”. Събитийният туризъм се разглежда като възможност за привличане на национално и международно внимание към дестинациите. Събитията в последните години набират скорост и се превръщат в мерна единица за международен, национален и регионален устойчив туризъм, като играят ключова роля за изграждане на туристически маркетингови стратегии. Събитията се определят като планиран момент, който заема специално място в ежедневието на хората. Всички планирани събития са създадени с определена цел. Организирането им изисква обучение и практика, посветена на проектирането, управлението и изпълнението на планираните събития. “Дестинациите развиват, улесняват и насърчават събитията, за да постигнат няколко цели: да привлекат туристи, особено в извън пиковите сезони, да послужат като катализатор за обновяване на градовете, да подобрят инфраструктурата и капацитета на дестинацията, да насърчат положителния имидж на дестинацията и да допринесат за създаване на по-добро място за живеене, работа и инвестиции”(Getz).

Събитията могат да бъдат ефективен ресурс за привличане на различни целеви групи. Затова е необходима оценка на приноса на събитията не само по отношение на преките финансови приходи, но и от гледна точка на техния принос за създаване на положителен имидж на дестинацията, насочен към създаването на силни и трайни връзки с посетителите. Събитийният туризъм е съществена и нарастваща пазарна ниша за дестинациите. Той е уникален с възможността си да привлича голям брой туристи с високи доходи. С правилната визия и план при организирането, събитийният туризъм може да донесе големи ползи на местните жители, включително иновации, нови и по-ефективни съоръжения, повече забавления и нови възможности за кариерно развитие. Всяка година многобройни туристи са привлечени от различни видове събития в дестинации по целия свят. Накратко, развитието на туризма в определена дестинация е пряко свързано с развитието на управлението на събития. Например, никой няма да се интересува от посещение на далечен остров или град, освен ако на това място не се организират привлекателни туристически събития. Ако погледнете дестинациите, придобили популярност в последно време, ще разберете, че потокът от туристи към това място е започнал след успешното управление на събитията. Следователно това е начинът за привличане на посетители и пътници към определена дестинация. Събитията предизвикват положителен тласък за развитието на туризма. Това е основната причина, поради която ролята на управлението на събития в туризма е толкова важна. Туристите и пътниците трябва да разберат защо трябва да посетят определена дестинация. Следователно на помощ идва събитийният туризъм. Събитийният туризъм може да се сравни с малък поток, който се превръща в голяма река, когато се поддържа от други потоци. Доброто управление на туристическите събития насърчава лоялността на редовните клиенти.

Провеждането на различни социални събития насърчава общуването на хората и изграждането на нови взаимоотношения. В този смисъл управлението на събития е от полза както за туризма, така и за развитието на обществото. Туризмът е признат двигател на социално-икономически растеж. Основната движеща сила за събитийния туризъм и за развитието на туризма като цяло е извлечената икономическа полза. Икономическите ефекти от събитийния туризъм се изразяват основно в повишена заетост и доходи за местното население. В социалната сфера събитийният туризъм допринася за повишаване на самосъзнанието и социална активност, усилва социалната свързаност, води до съхраняване на местните ресурси, включително материално и нематериално уникално културно наследство. Организирани по подходящ начин, събитията имат пряко влияние върху позитивния облик на региона. Съществуват множество положителни последици от организирането на събития в една общност, например споделен опит, съживяване на традициите, обществена гордост, въвеждане на нови и предизвикателни идеи, разширяване на културата, промоциране на региона като туристическа дестинация, повишаване на знанията относно потенциала за инвестиции и търговската дейност в региона, създаване на нова материално-техническа база и туристически атракции. Туристическите цели и влияния на събитията се класифицират базисно на външни и вътрешни(Умникова,Б.,2015). Външните влияния са свързани с увеличаване на популярността, подобряване на имиджа, висока атрактивност за посетителите и увеличаване броя на туристите. Вътрешните влияния са в пряка зависимост от постигнатите външни влияния и се изразяват в подобряване на инфраструктурата, икономически ползи за местното население и вътрешен маркетинг.

Основните въздействия от събитията за приемащия регион (Великова, Е.,Димитрова Ст.,2016) се представят в следните групи: социални и културни въздействия, политически въздействия, икономически въздействия.

Конструираният модел за оценка на въздействията на събитийния туризъм се основава на две основни направления: позитивни въздействия и негативни въздействия (фиг.1).

Фигура 1. Модел за оценка на въздействията на събитийния туризъм

В обсега на първото направление са включени шест измерителя: инфраструктура и развитие на населеното място, икономически ползи, общностна консолидация, социално-културен обмен, общностна видимост и подобряване на имиджа, знания и възможности за забавления. Второто направление включва пет основни измерителя, всеки от които със свои компоненти: икономическа стойност, проблеми с трафика, рискове със сигурността, въздействия върху околната среда, социални конфликти (Фиг.1).

Позитивни въздействия

Инфраструктура и развитие на населеното място

Подобрява се визията на населеното място
Ускорява се развитието на общата инфраструктура
Повишава се броя на местата за настаняване (хотели, къщи за гости и др.)
Развиват се местата за оползотворяване на свободното време
Създават се нови търговски обекти
Подобряват се санитарните места

Икономически ползи

Повишават се продажбите на местните търговци
Повишава се заетостта на местното население
Повишават се инвестициите в региона
Повишава се общото икономическо състояние
Ускорява се икономическия растеж

Общностна консолидация

Повишава се местната гордост на жителите
Засилва се общностния дух
Повишава се социалното единство на общността
Подобрява се качеството на живот на местното население

Социално-културен обмен

Повишава се разбирането и приемането на културата и различията в обществата на местните жители и туристите
Подпомага се съхраняването на местната култура
Дава се възможност на местните жители за срещи с нови хора
Повишава се интереса към други събития

Общностна видимост и подобряване на имиджа

Дава възможност за популяризиране на местната общност пред света
Популяризира местната общност в страната
Повишава медийната видимост
Повишава имиджа на мястото
Засилва международната разпознаваемост на мястото
Повишава местната идентичност
Генерира престиж/имидж

Знания и възможности за забавления

Повишава възможността за забавление
Повишава доброволчество
Осигурява нови знания по тематиката на събитието
Високо качество на забавление
Генерира вълнение и силни усещания у местната общност

Една от базисните предпоставки за развитието на устойчив туризъм е той да допринася за развитието на местната общност. Оценката на влиянието на събитийния туризъм върху инфраструктурата и развитието на населеното място е, че той най-вече подобрява визията на населеното място, ускорява развитието на общата инфраструктура и развива местата за оползотворяване на свободното време. Бързото развитие на общата инфраструктура е ценен компонент от положителните въздействия, който стои в основата на острата конкурентна борба за домакинство на големите световни спортни събития. Сред систематизираните икономически ползи с най-важно значение на настоящия етап са: повишаване на продажбите за местния бизнес, следвани от повишаване заетостта на местното население и инвестициите в региона. Разбира се, икономическите ползи са с безспорна важност, но изследването на социалните аспекти на събитийния туризъм има същностно значение. Повишаване на местната гордост на жителите и засилване на общностния дух са аспектите на общностната консолидация, които събитийният туризъм развива в най-голяма степен. Значителна е ролята на туризма за културния обмен. Чрез осигурените от него средства се създава възможност за поддържане на национални исторически паметници и здания. Поощрява се възраждането на традиции, обичаи, празници, местни занаятчийски производства и др.

Негативни въздействия

Икономическа стойност

Прекалени разходи за нова инфраструктура по повод събитието
Разходи за изграждане на постройки (сгради, съоръжения)
Повишаване цените на недвижимите имоти
Повишаване цените на продуктите (стоки и услуги)

Проблеми с трафика при събитията

Засилен трафик
Трудности при намиране на места за паркиране
Проблеми при използване на публичния транспорт
Увреждане на пътната инфраструктура вследствие на увеличен трафик

Рискове за сигурността

Повишена престъпност
Повишен риск от тероризъм (бомбени атентати и др.)
Привличане на вниманието на терористи към бъдещи събития
Повишен риск от кибератаки
Обезпокояване на населението от посетителите (хулиганство, безредици, вандализъм и др.)

Въздействия върху околната среда

Повишено количество отпадъци
Повишено замърсяване на въздуха
Повишено ниво на шум
Създаването на нови съоръжения повишава замърсяването
Създава екологични щети за местната общност

Социални конфликти

Местните жители не са от първостепенно значение за събитието
Нарушаване на нормалния ритъм на живот на местното население
Води до конфликти и антагонизъм между посетители и местно население
Повишава социалните конфликти между поддръжници и противници

От всички раздели в обсега на негативните влияния най-значимо място се отрежда на въздействията върху околната среда. Примерите за увреждане на околната среда от туристически събития са много. Усилията са за развитие на такъв туризъм, при който цялата туристическа дейност, инфраструктурата и поведението на туристите не са за сметка, а са в хармония с околната среда, не я нарушават, а я обогатяват. Защото именно чрез туризма най-често човекът се докосва до природата. Природните туристически ресурси имат определени запаси, които в повечето случаи са изчерпаеми. Устойчивото развитие на туризма изисква такова природно ползване и натоварване, при което не се нарушава възможността от възобновяване на ресурсите. Основни проблеми по отношение на въздействията върху околната среда са: повишеното количество отпадъци и повишеното ниво на шум.

Някои от характеристиките на събитийния туризъм го правят особено уязвим от гледна точка на сигурността: събирането на много хора на едно място, насочване на вниманието на туристите към атракциите, предварителна известност на мястото и времето на събитието и др. В последните години се развиват сложни и разнородни по генезис и проявление икономически и политически процеси в световен мащаб, засягащи степента на безопасност на туристите. Тези процеси са следствие както на обективни обстоятелства, така и на субективната преценка и поведение на определени хора или действие на други фактори. Приема се, че равнището на сигурност е резултат от сложно взаимодействие между ценностите, интересите, наличните рискове и заплахи, средствата за противодействие и други. В същото време сигурността на дестинацията е от съществено значение за развитието на туризма. Известно е, че колкото по-зависима е дадена дестинация от развитието на туризма, толкова по-висока степен на търпимост има от страна на местните жители към туристите.

Туристическата индустрия развива събитийния туризъм, генерира заетост и икономическа диверсификация. Малките и селските общности използват фестивали и събития, за да се възползват и да извлекат същите ползи, каквито правят големите общности. Малките събития изискват малко инвестиции за развитие, тъй като необходимата инфраструктура вече съществува.

Събитийният туризъм е сектор, който разполага с всички възможности за разработването на имиджа на туристическата област или дестинацията. Управляван успешно на базата на обективна информация относно въздействията, би могъл да бъде един от ефективните инструменти за по-добро развитие на дестинациите. През годините на узряване са се наложили редица класификатори във връзка с събитийния туризъм. Срещаме понятия като бизнес туризъм, конферентен /конгресен/ туризъм, делови туризъм, градски туризъм, панаирен туризъм и др. Редно е да си зададем въпроси като например – от какво произтича това разнообразие; кои са факторите, налагащи използването им; има ли връзка помежду им, какво е значението им, имат ли обединител. В нашата реалност от една страна с развитието на туристическия пазар, се увеличават потребностите от нови маркетингови и технологични инструменти за постигане на задоволеност, престиж и икономически растеж, а от друга страна традиционните техники за активиране на търсене и предлагане губят своите позиции. Затова днес, като отговор на глобалния пазар, конгресният туризъм не се разглежда само и единствено като вид туризъм или част от туристическата индустрия. Дигиталната среда, отварянето на границите, новите похвати в маркетинга и продажбите, развитието на дестинациите, увеличаващия се брой пътуващи и не само те, определят управлението на събития по-скоро като управление на проект, включващ както основните услуги в туризма, така и допълнителни услуги, комбинирани с цели други професионални звена. В този смисъл, като обединител на редица икономически процеси, управлението на събития в туризма се явява ключов двигател за секторно развитие, приходи, заетост и инвестиции. Събитията оказват положителен ефект върху икономиката, туризма, обществото и културата на приемащата дестинация.

Те са ефективен инструмент за постигане на регионално икономическо и социално развитие.

Източници и допълнителни ресурси по темата:

Getz, D. (2007). Event Tourism: Definition, Evolution and Research
Vitor, A., M. Leila, F. Teresa. Events and Destination management
Великова,Е.,Димитрова “Управление на събитията в туризма”

Историческо развитие на събитийния туризъм

Най-ранните събития и събирания насърчавали мира и приятелството между племена и кланове. За да проследим историята на индустрията за планиране и организиране на събития, ще трябва да скочим в машина на времето и да пътуваме обратно към династията на Птолемеите и света на Клеопатра и Марк Антоний. Първият известен организатор на събития е Клеопатра. Тя била домакин на фантастични срещи в преследване на влюбени. Клеопатра се носела по река Нил на лодка, пълна със свещи и парфюм, за да впечатли Марк Антоний. Събитията на Клеопатра не биха били възможни без помощта на нейните служители. Комуникацията била много ограничена. Съобщенията били доставяни на ръка и отнемало седмици, ако не и месеци, за да бъдат

доставени.

Във Франция, по времето на крал Луи XVI, любовницата му мадам Помпадур организирала пищни партита с музика, храна и тематични костюми. Те забавлявали краля. Мария Антоанета също имала значителен талант като организатор на събития. Планирането и организирането на събитията продължили през цялата история като представяне на кралски особи и богатство, проявяващо се в състезания, фестивали и събирания.

Индустриалната революция създаде нуждата срещите и събитията да се разрастват и разширяват извън кралското обкръжение. Необходимостта от срещи и събирания нараства в резултат на нарастването на индустриализацията. Тя осигури по-силна икономика и увеличи производството. За хората стана необходимо да организират срещи и събития, за да си сътрудничат и развиват бизнеса си. С нарастването на икономиката и производството, предприятията имаха повече нужда от сътрудничество чрез събития като търговски изложения и срещи, а хората имаха повече причини да пътуват. Новите видове транспорт дадоха възможност на хората да пътуват и да участват в различни събития.

През 1841г. Томас Кук, твърдо убеден, като силно религиозен човек, че повечето социални проблеми произтичали от консумацията на алкохол и че, ако той е в по-малки количества, хората ще имат по-добър живот, инициира и организира пътуване за един ден с влак от Лестър до Лафбъроу за своите съмишленици – въздържателите от алкохол. Макар и в много абстрактен смисъл, това начинание онагледява няколко от фундаменталните характеристики на съвременния събитиен туризъм – голяма група от хора пътуват, повлияни и мотивирани от общ интерес /всички се въздържат от употреба на алкохол и имат сходно отношение към последиците от него/. Голяма група заинтересовани се събират на едно определено място, в точен ден и час, предварително обявени, за да дискутират проблеми по обща тема /как да намалят алкохола в обществото, за да живеят хората по-добре/. Този факт показва освен оформянето на нова стопанска дейност, която през годините доказва своята целесъобразност, така също и оформянето на нужда от удовлетворяване на нови потребности, свързани със специализираните интереси на хората.

Различните видове събития отдавна съществуват като значима част от човешкото общество и развитие. Те са създадени като форми на публично представяне, граждански ритуали и колективно празнуване. Всъщност хората във всички култури осъзнават необходимостта да отделят определено време и пространство за обществени контакти. Тези практики датират от векове, дори от хилядолетия. Развитието на събитията в икономическия им смисъл спомага за решаването на проблема със заетостта и оказва влияние върху икономическия растеж, особено в развитите пазарни икономики. Историческите изследвания показват как са еволюирали събитията от примитивно събиране на хора по селскостопански или религиозни причини до съвременните видове събития, както и тяхната дълга история на привличане на туристи и създаване на приемни общности като туристически дестинации.

Събитието представлява онзи феномен на туризма от последните няколко десетилетия, чрез който най-сполучливо се удовлетворяват специфичните потребности на пазара, породени от все по-взискателните изисквания за уникалност, обединеност и растеж. Събитията, независимо от техния характер, винаги са играли важна роля при свързването на хора и общности. С напредването на технологиите се развива и начинът, по който хората планират и организират събития. С развитието на информационните технологии се появяват социалните мрежи, които способстват за връзката между хората и тяхната информираност. Въвеждането на мобилни телефони и интернет оказа огромно влияние върху планирането на събитията. С използването на тази електроника, комуникацията може да се случи по всяко време на деня и от всяка точка на света. Човек може да създава, намира, регистрира и документира събитие, като използва едно малко преносимо устройство.

През 90-те години организаторите на събития трябвало да използват ръчно написани покани и форми за регистрация за събития. Всички документи били изпращани по пощата. Отнемало дни дадена покана да стигне до точното място. Преди интернет, потенциалните участници в дадено събитие трябвало да извадят физическа карта, за да намерят неговото местоположение, което е било трудно и стресиращо.

В миналото маркетинговата стратегия за популяризиране на дадено събитие се е свеждала до това, информацията да се предава от човек на човек.

След технологичния прогрес поканите за събитията могат да бъдат изпратени незабавно по имейл. Сега просто трябва да въведете адрес в Google Maps, за да получите точното местоположение на търсеното събитие. Чрез социалните медии и уебсайтовете за организиране на събития участниците могат да видят на практика кой се интересува и кой ще присъства на дадено събитие. Потребителите на интернет могат да въведат местоположението си и да намерят стотици събития, за които може би дори не са знаели, че съществуват. Най-значителната промяна, която технологията е предоставила, е възможността за дадено лице или организация да има по-голям контрол върху управлението на събития. Софтуерът и уебсайтовете позволяват на хората да създават реклами за събития с лесни за използване формати. В забързания свят на интернет времето е ограничено и ценно. Уебсайтове и приложенията за управление на събития спестяват време на хората, като същевременно предоставят лесни опции за създаване на събития. Без съмнение индустрията за управление на събития се е развила през годините. Това се дължи на нарастващите изисквания за организиране на социални, спортни и корпоративни събития.

Източници и допълнителни ресурси по темата:

Getz, D. (2007). Event Tourism: Definition, Evolution and Research
Getz, D. Event Studies, Theory, Research and Policy for Planned Events

Класификация на видовете събития и ролята им в туризма

Събитията могат да бъдат класифицирани въз основа на техния размер, вид и контекст. Една от обобщаващите им характеристики е тяхната плановост. На тази база в световен мащаб са унифицирани няколко категории събития, които могат да бъдат подредени по следния начин:

Корпоративни събития – тук попадат всички видове събития и срещи свързани с обучението и мотивацията на персонала, продуктови срещи, търговски конференции, търговски изложения и панаири, MICE туризъм, граждански събития. Казано по-просто, корпоративно събитие е дейност, която се организира от бизнес и е предназначена за служители, клиенти, заинтересовани страни, благотворителни организации или обществеността. Аудиторията обикновено зависи от целта на събитието – например да пусне нов продукт или услуга, да отпразнува постиженията на членовете на персонала или да демонстрира опит в конкретна област. Някои корпоративни събития се провеждат на тримесечие или ежегодно, докато други може да са еднократни дейности – може да съвпаднат с важно съобщение или с цел връчване на награда. Корпоративните събития могат да бъдат най-различни и много разнообразни по своята публика, тема, стил, маршрути и други дейности. До голяма степен те зависят от планираната цел на мероприятието, от въображението или от нестандартните идеи на специалиста, който ги организира.
Семинарът е вид корпоративно събитие, което се организира с цел определена информация да се предаде на целева аудитория. Думата “семинар” е била известна още на древните гърци, които изучавали законите на математиката, геометрията и се запознавали с мислите на философите именно с помощта на тази техника. Семинарите могат да се разглеждат не само като метод за представяне на нова информация, но и като метод за споделяне на опит. Информацията може да бъде представена от един човек или от повече хора, като вид урок по тема, която преди това е била изследвана от лекторите за такова представяне. На латински думата “семинария” означава семена. Сякаш чрез семинар лекторите могат да засаждат семето на знанието в получателите на посланието. По време на семинарите говорителят изнася лекционен материал пред аудитория. Лекциите могат да бъдат илюстрирани с филми и слайдове. Участници могат да изразят своите мнения или да задават въпроси по семинарните теми, както и да се опитат да приложат получената информация на практика. Основната цел на семинарите е разпространението на знания, което обикновено се осъществява чрез разпространяване на нова информация по дадена тема, модернизация на изследваните данни, оспорване чрез нови идеи и излагане на актуализирани данни. Семинарите са интерактивна форма на образование, която ни позволява да постигнем висока ефективност. Ето защо този вид обучение е толкова популярен. Днес се провеждат най-различни по същност семинари. Те попадат в категорията на практическата работа. Те са предназначени да систематизират, задълбочават и консолидират знанията, придобити по разглежданите теми. С активното участие в семинара, участникът придобива умения за практическо приложение на наличната информация, развива личностни качества и подобрява интелектуалното си ниво. Някои семинари се организират подобно на лекция в класната стая, където експерт споделя информация с публиката в традиционен формат. Други са оформени като пътни шоута, където търговците разпространяват посланието на своята компания пред обществеността или пред служители или партньори.

Ø Конференцията е предварително подготвено събитие с предварително определена тема, дневен ред, насоки и области за дискутиране на определени въпроси, на което участниците дискутират и обменят информация помежду си. Конференцията е официална среща с основна цел – обсъждане на определени теми, решаване на определени проблеми или консултации със специалисти по темата. Тъй като конференциите имат конкретни цели, те могат да продължат няколко дни. Има различни видове конференции, като академични конференции, търговски конференции, бизнес конференции, медийни конференции, религиозни конференции и др. Академична конференция е място, където академиците и изследователите могат да представят и обсъдят работата си. Бизнес конференция е конференция, която се фокусира върху новите тенденции и възможности в бизнеса. Иновативни идеи и нова информация могат да се обменят във всички видове конференции. Важно е да се отбележи, че на някои конференции не се допускат обсъждания. Конференцията обикновено има организиран формат. Говорители и теми се избират преди конференцията. Тя има водещ оратор, който изнася ключова реч. Това често се забелязва в академични и бизнес конференции. С цел насърчаване на дискусиите, на участниците се дава възможността да се включат в платформа, където могат да споделят своя опит. Конференциите обикновено започват с основна сесия, преди да преминат към интервюта, кръгли маси и дискусии.

Ø Търговски изложения

Търговското изложение е физическо събиране на лица от определена индустрия или професия. Независимо дали организирате или присъствате на търговско изложение, този вид корпоративно събитие е чудесен шанс да демонстрирате най-новия си продукт и да представите вашата марка пред други бизнеси или пред широката общественост. В резултат на това търговските изложения предоставят чудесна възможност за генериране на потенциални клиенти за продажби. Тъй като те се фокусират върху показването или излагането на продукти, те обикновено се провеждат на големи места. Бизнесът може да спонсорира или да участва в търговско изложение, за да покаже даден продукт или просто да изгради мрежа и да засили присъствието си на пазара.

Ø MICE туризмът или пътуване за бизнес

Терминът „MICE“ в контекста на пътуването е съкращение за срещи/meetings/, стимули/incentives/,конференции/conferences/ и изложения/exhibitions/. Срещите като част от MICE туризма обикновено се провеждат в конферентните зали на хотелите или в конгресните центрове. Внедряването на специализирани MICE услуги в туристическата индустрия е начин за осигуряване на допълнителен и дългосрочен ценен растеж.

Ø Виртуални събития

Виртуалните събития свързват водещи и участници чрез уеб-базиран интерфейс. Често срещаните видове онлайн събития включват уеб семинари, виртуални събития и събития на живо. Онлайн събитията често са по-евтини от присъствените събития. Чрез провеждането на онлайн събития достигате до по-голяма аудитория. Уебинарите се въртят около презентации, дискусии или семинари, които се провеждат през мрежа. Те могат да се случат в реално време или на запис и обикновено продължават от 30 до 180 минути. Уеб семинарите в реално време позволяват взаимодействие между участниците, предоставяйки възможност за получаване и обсъждане на информация по тема, която се представя чрез уеб-базирани инструменти за конферентна връзка. Уебинарите в реално време могат да бъдат интерактивни на много нива и обикновено позволяват на участниците да задават въпроси директно на лекторите. Виртуалните събития дават възможност на хора от различни места да участват във виртуална среда, която има облика и усещането за офлайн събитие чрез комбиниране на образование, работа в мрежа и интерактивни функции. Ø Тиймбилдинг – това са събития за изграждане на екип. Това са вътрешни срещи, насочени към осигуряване на забавни и интересни начини за свързване на служителите. Целта обикновено е да се улесни изграждането на взаимоотношения, така че служителите да могат да станат по-добри лидери и сътрудници. Това също е полезен начин да накарате хората от отдели без пряк контакт да бъдат запознати един с друг.

Международни и мега събития – правителствени и неправителствени събития от ранга на политически срещи, тематични и научни конгреси. Международните събития се определят като събития, които имат глобален обхват, изискват значителни публични инвестиции и оказват влияние върху населението и изградената околна среда. Пример за мега събитие са Олимпийските игри, които допринасят за извънредно висок туристически интерес, престиж, повишаване на положителния имидж на държавата-домакин, висока степен на международно медийно отразяване, стимулиране на местната икономика, положително въздействие върху местната общественост и дестинацията като цяло.

Ø Събития, свързани с живота на хората

Към тази група принадлежат събития като семейни и лични празници, юбилеи, сватби. Това са така наречените социални събития. Пазарът на социални събития, особено рождени дни и юбилеи, се очаква да продължи да се разширява през следващите няколко години. Чрез социалните събития може да накарате група хора да се отдалечат от бизнес или работна среда. Социалните събития трябва да говорят за личните интереси на някого и да се въртят около хранене, забавление или и двете.

Събития, свързани със свободното време на хората – в тази група попадат всички фестивали, панаири, модни ревюта, конкурси за красота, музикални концерти.

Фестивалите са празненства, свързвани с честване на някакво събитие. С подбора на мястото, традицията, сградите, ваканционната атмосфера и със специалните художествени произведения фестивалите излизат извън рамките на всекидневието. Повечето фестивали се провеждат веднъж в годината или през две и повече години. Фестивали се провеждат навсякъде по света.

Панаирите са временни пазари или увеселения, периодично провеждани в даден град или село, често свързани с определен празник през годината. Разграничават се търговски и нетърговски панаири.

Спортни събития– това са всички олимпиади, маратони, световни купи по различни дисциплини. Развитието на съвременния туризъм е немислимо без спорта. Спортните дейности са съществена част от всекидневния начин на живот на съвременния човек. Спортният туризъм става все по-популярен. От своя страна спортът също извлича огромна полза от развитието на туризма. Спортните събития обикновено са свързани с пътуване и прекарване на свободното време далече от дома. Нито едно голямо спортно събитие не може да бъде организирано и проведено без поддръжката на туризма. Често успехът на спортното събитие зависи от характеристиката на туристическата дестинация.
Кариерни събития и изложения– към тази група се отнасят всички събития по повод образователни срещи и представяния, кариерни борси.
Политически събития – дебати, шествия, демонстрации.
Религиозни събития – религиозни фестивали и туристически поклоннически пътувания.

Като цяло всички групи събития съдействат за активиране на икономическата дейност, но само някои от тях, така наречените “специални събития” представляват обект на интерес за туристическата индустрия. Това е така, защото сами по себе си, те представляват подсилен маркетингов инструмент за популяризиране и надграждане. Те заемат видно място в програмите за развитие на заинтересованите страни и създават предпоставки за конкурентоспособност. В сферата на туризма специалните събития имат двойнствена роля – от една страна, те са причина за туристически пътувания и са инициирани и предоставени като част от туристически продукт или пък самите събития са туристическия продукт. От друга страна, те имат значителна роля за популяризирането на дестинацията, решаващ фактор са за маркетинговите комуникации в туризма и значението на дестинацията. Специалните събития в туризма допринасят значително и за формирането на имиджа на туристическите дестинации. Специалните събития представляват една много специфична комуникация с публиките, общуване чрез създаване на емоции, въвличане в тези емоции и преживяването им, тяхното споделяне с близки и не толкова близки хора, правят специалните събития един ключов елемент от комуникационната политика на всяка една организация. В непрекъснато растящата конкуренция между туристическите дестинации за привличане на все повече и повече туристи, за удължаване на сезона чрез различни събития, маркетингът на събития използва пълния си инструментариум в комуникационно отношение, за да въздейства на обществеността. Специалните събития инициирани от дестинациите са ключов елемент в туристическите пътувания и заемат централно място в маркетинговите планове на повечето дестинации. Ролята на специалните събития в туризма става все по-значима за развитието на конкурентоспособността на дестинациите, а така нареченият „събитиен туризъм“ се налага и утвърждава като съществена част от туристическата индустрия. Не бива да се пренебрегва и бързо развиващата се индустрия на „събитийния мениджмънт“, в чието полезрение туристите представляват потенциален пазар. Същевременно туристическата индустрия е силно заинтересована страна за успеха и привлекателността на специалните събития. Развитието на специалните събития в туризма играе важна роля в промоцирането на дестинациите. Основната цел на голяма част от туристическите пътувания е участието в специални събития. Специалните събития се състоят от разнообразни елементи. Ето защо те оказват влияние върху много сфери от обществения живот и в тях се преплитат различни интереси. Организирането на специални събития представлява пространствено-времеви феномен и всяко само по себе си е различно и неповторимо.

Източници и допълнителни ресурси по темата:

Маринов, Ст. Съвременни видове туризъм. Наука и икономика
Getz, D. Event Studies, Theory, Research and Policy for Planned Events

Планиране и организиране на събития

Организирането на едно събитие е сложен процес. Успешното му провеждане включва гладко протичане на процесите и осигуряване на възможност на участниците в събитието за запомнящи се изживявания. Планирането и провеждането на успешно събитие е възможно само, ако се основава на детайлен и цялостен план на организация и стриктно спазване на последователността на изпълняваните действия. Това изисква задълбочено познаване и прилагане на различните етапи в планирането и организирането на събития.

Планирането и организирането на събития минава през няколко етапа:

Разработване на целите на събитието;
Планиране на екип, който ще управлява събитието;
Разработване на подробен бюджет и разчет на събитието;
Изработване на цялостна план програма на събитието;
Избор на дата за провеждане на събитието;
Намиране на място за провеждане на събитието;
Определяне и установяване на партньорства и спонсори;
Създаване на план за публичност;
Определяне на процесите в деня на събитието;
Проверка и контрол на подготовката;
Анализ, оценка и заключителни дейности след събитието;

4.1 Разработване на целите на събитието

Доброто планиране на събития изисква да се знае предварително какво се стреми да постигнете събитието. Първата стъпка при планирането на дадено събитие е да се определи конкретна цел и задачи за нейното постигане. Преди да започне планирането на събитието трябва да се отдели време за обмисляне на целта. Първият въпрос, който стои пред всеки заел се да организира някакво събитие е: Защо се организира събитието и какво се цели да се постигне с него?

Целите и задачите на събитието определят желаните крайни резултати от действията, които се изпълняват в рамките на стратегията за неговото управление. Ако не се определят правилно целите и задачите има опасност събитието да бъде провалено. Трябва да се поставят цели, които са специфични, измерими, постижими, уместни и определени във времето.

Целите на едно събитие са:

общи
специфични.

Общата цел на събитието например може да бъде провеждане на музикален концерт за децата по случай коледните празници. Специфични цели може да бъдат: участие на два оркестъра, присъствие на 100 деца и т.н.

Поставените цели трябва да бъдат SMART (умни).

S – Specific (конкретно): Към какъв резултат се стремите? Конкретна цел може да бъде „90% от посетителите да са деца“.

M – Measurable (измеримо): Когато е възможно целите трябва да се измерват с цифрови данни. Например: „100 деца да посетят концерта.“

А – Achievable (постижимо): Трябва да се поставят цели, които са изпълними.Нужен е реализъм: Присъствието на 100 деца може да не е постижимо, ако например залата, която се наеме е за 80 човека. Поставените цели трябва да мотивират, но не трябва да се поставят цели, които е невъзможно да се постигнат.

R – Relevant (релевантно): Целта трябва да съответства на интересите на целевата група. Ако не е така, не си струва да се преследва.

T – Time-bound (обвързани във времето): Целите трябва да бъдат ограничени във времето, което означава, че имат определена начална и крайна дата, за да може да се измери, дали е постигната целта в определеното време.

Чрез разработването на SMART цели, може да се даде завършеност и да бъде поставен под контрол целия процес на планиране и провеждане на събития, от избора на място до въпросите в анкетата след събитието.

Организаторът на събития е този, който печели най-много от набелязването на SMART цели на събитието. Когато се определят резултатите, които трябва да се постигнат, се създава ясен план за действие, който мениджърът трябва да изпълни. Освен това постигането на целите на събитието дава на организаторите чувство на увереност и удовлетворение, докато неизпълнението на целите е чудесен стимул за подобрение в бъдеще.

За да се определят правилно целите на събитието е необходимо точно определяне на целевата група, към която е насочено събитието. В нашия пример с концерта за коледа с целева група основно от деца е неприемливо да планираме участие на два джаз оркестъра например. Ако имаме участие на такива оркестри е редно целевата група да бъде от друга възраст и с други интереси. Събитията се създават за хората. За да се поставят ясни и ефективни цели, трябва да се знае кои са тези хора, какви са техните предпочитания и интереси.

4.2 Планиране на екип, който да управлява събитието

Страхотният екип определено прави всичко различно. Това е особено вярно, когато се планира събитие. Почти невъзможно е един-единствен човек сам да планира и проведе събитие. Невъзможно е един човек да се грижи за ВИП персоните, да приема гости, да координира храната и дейностите едновременно. Нужен е екип. Многообразието и разнообразието в квалификацията и способностите на хората от екипа спомагат за решаването на проблемите по планирането и организирането на събитието. Формирането на екип е сложен процес. Всяко събитие има своя идентичност и характеристика, която често изисква различни умения и квалификация. Числеността на екипа, който планира и изпълнява събитието много често е различна за различните събития.

Всеки екип има отговорник – мениджър. Той е ръководителят на екипа. Задълженията и отговорностите на ръководителя варират в зависимост от вида на събитието, неговата мащабност и капацитета на организацията, която го изпълнява. Като цяло тойе отговорен за планирането, организирането, управлението и координирането на различни видове събития.

Детайлизирани задължения и отговорности на мениджъра на събития:

Анализира изискванията и детайлите за всяко събитие;
Проучва нуждите и желанията на клиентите;
Планира и организира събитията, отчитайки финансовите и времевите ограничения;
Резервира местата, лекторите, модераторите и другите изпълнители;
Провежда срещи с клиентите и отговаря за координацията с тях;
Проучва и сравнява различните доставчици (кетъринг, декоратори, музиканти и т.н.);
Преговаря с доставчиците, за да постигне най-изгодните условия;
Отговаря за наемането и обучението на персонала;
Наблюдава и оценява персонала;
Управлява операциите на събитието (подготовка на място, покани, храна, напитки и др.);
Отговаря за планиране на бюджета за събитието;
Следи за разходите;
Следи за провеждането на събитието;
Прави предложения за решения за своевременно разрешаване на проблемите;
Прави оценка на събитието и представените отчети.

Този сложен набор от отговорности и задължения определя необходимостта мениджъра да има висока квалификация и опит. В същото време добрият мениджър трябва:

Както вече казахме, мениджърът не е в състояние сам да планира и да организира събитието. Необходимо е да ангажира по-широк кръг от специалисти. Отговорността заподбора и работата на персонала носи ръководителя. За целта той трябва да разработи системи, които водят до:

Набиране на подходящи хора за екипа на събитието;
Предоставяне на длъжностни характеристики за целия персонал на събитието;
Осигуряване на обучение – това включва общо въвеждащо обучение, както и обучения, специфични за позициите в екипа;
Създаване и използване на системи за контрол, които:

идентифицират задачите за изпълнение;
разпределят задачи на всеки от персонала;
дават възможност на персонала самостоятелно да може да проверява изпълнението на задачите;
предоставят обратна връзка към ръководителя на събитието, когато задачите са изпълнени.
предоставят обратна връзка, ако има някакъв проблем,

Провеждане на срещи (оперативки) между екипаи мениджъра на събитието.

Чрез тях мениджърът на събитието ще има поглед върху всеки проблем, който може да повлияе на събитието.

Вида на екипа и неговата численост се определя от вида на събитието и мащаба му.

Възможен вариант на екип би изглеждал по следния начин:

Технически администратор/и
Специалисти по дизайн, маркетинг и реклама
Оперативни работници
Икономисти

Техническите администратори координират цялата логистика на събитието. Техните задължения включват:

Избор на място;
Преценка на броя на участниците на събитието;
Избор на темите, лекторите, модераторите;
Подробно разработване на дейностите;
Разработване на програма на събитието детайлно по време и съдържание;
Организиране на поканите за гостите и специално за ВИП персоните;
Избор на формата и вида на кетъринга;
Разработване на менюто, съобразно броя на участниците;
Организиране на аранжирането и украсата;
Планиране на развлечения.

Специалистите по дизайн, маркетинг и реклама са творческата част от екипа на събитието. Това са специалистите, които разработват марката на събитието. Те отговарят за визуализацията. Техните задължения включват:

Създаване и актуализиране на уебсайта на събитието и мобилното приложение;
Проектиране на лого на събитието;
Създаване на марката/бранда;
Разработване на дизайна на материалите – програма, писма, покани, менюта, табели, постери, рекламни материали и др.;
Съставяне на мултимедийни презентации;
Заснемане на събитието;
Документиране на всички сесии и дейностите по програмата;
Ангажиране с публика и медии;
Мониторинг и публикуване в социалните медии, включително създаване на хаштаг на събитието;

Оперативните работници са основно хората, който обслужват провеждането на събитието. Техните задължения се заключават в:

Организиране на залата/залите
Техническа поддръжка
Проверка на оборудването
Раздаване на програмите на участниците
Информиране и консултиране на участниците в събитието
Грижа за реда в залите и безопасността на провеждане на събитието

Икономистите са хората, които са отговорни за финансовата част на събитието. Те трябва да бъдат не само добре квалифицирани, но и отговорни хора. Тяхната роля се заключава в правилно водене на финансовите сметки и търсене на креативни решения за оптимизиране на разходите. Основните им задължения са:

създаване на бюджета на събитието;
координиране с други членове на екипа и най-вече с мениджъра на видовете разходи и тяхната величина;
планиране на приходите;
разпределение на бюджета по видове и по звена;
одобряване на оферти и финансовите документи;
получаване на приходите и изплащане на разходите;
водене на финансовите отчети;

4.3 Разработване на бюджет

Това е една от най-важните части от планирането на събитията. Бюджетирането включва изготвянето на прогноза на разходите и приходите, които се очаква да бъдат направени. Чрез него се прогнозира финансовия резултат на събитието. На тази основа се търсят решения за подобряване на управлението на процесите и постигане на финансова жизнеспособност на събитието. Разработването на бюджета трябва да предхожда дейностите по планиране и организиране на събитието.

За изготвянето на бюджета е необходимо да бъдат идентифицирани всички вероятни приходи и разходи.

Типичните разходи за едно събитие включват:

След идентифициране на видовете разходи трябва да се направи проучване на цените на тези разходи. В рамките на това проучване е добре да се съберат оферти, за да се избере възможно най-ниската цена на всеки разход без това да е за сметка на качеството. След това трябва да се направи изчисление на прогнозните разходи. Следващата стъпка е да се съпоставят така изчислените разходи с прогнозните приходи, за да се пресметне баланса. Ако разходите надвишават приходите, трябва отново да се върнат към изходна позиция, за да се открият резервите, които биха позволили крайния баланс да е положителен. След провеждане на събитието трябва да се изчислят действителните разходи и да се сравнят с прогнозните, за да може да се направи анализ на приходите и разходите, което ще е от полза за следващи събития, които ще се провеждат.

4.4 Изработване на цялостен план на събитието

След като се разработи бюджета на събитието и е налице ясна представа за всички разходи, може да започне планирането на дейностите и задачите. Създаването на този план известен, като Master Plan ще гарантира, че са отчетени целия набор от действия, необходим за провеждане на събитието. Това ще позволи вярно да се планират процесите и обусловеността между тях. Ще улесни координацията между членовете на екипа и доброволците, наети за изпълнението на дейностите.

Този план трябва да обхваща всички аспекти на събитието, включително:

място, логистика и управление на кетъринга (договори, разрешителни, застраховки и др.);
лектори и водещи (идентифициране, потвърждаване, логистика и управление);
дейности и забавления;
публичност и промоция (онлайн и офлайн, като уеб страница и онлайн промоция; календари на събития; печатни програми; връзки с медиите; надписи; социални медии и др.);
регистрация (онлайн регистрация, плащане и проследяване; влизане на място и др.);
управление на спонсори и партньори;
управление на доброволци и отговорности;

4.5 Избор на дата за провеждане на събитието

Провеждането на всяко едно събитие е обвързано времево. От една страна стои въпроса: Кога да се проведе? От друга: Кога да стартира процеса на планиране? Колко време да продължи?

Стартирането на процеса трябва да бъде достатъчно рано, за да има време да се направи нужната подготовка. Тук определящ е мащаба на събитието. Някои събития са толкова големи, че изискват година време за подготовка. Други събития, които имат ритмичност, изискват подготовката на следващото да започне още с приключването на предхождащото. Въпреки това един период от 4 до 6 месеца е приемлив за стартиране на подготовката за по-големия набор от събития. Това време е достатъчно, за да бъдат планирани и огледани всички детайли и процеси, от които зависи успешното провеждане на събитието. Това ще помогне да се резервира навреме избраното място без да има опасност то да бъде заето. Ще даде достатъчно време да се осигурят желаните лектори, защото графика на добрите специалисти е прекалено натоварен. Възможно е други събития да се случват по това време и период, като конференции, събитие на конкурентна компания, фестивали, спортни събития, политически кампании и др., които да наложат избор на друга дата.

Продължителността на времето за провеждане зависи от целите на събитието. Има наложила се норма, че при събитие от 250-300 човека продължителността е два дни.

Избора на конкретна дата на събитието безспорно зависи от характера на събитието, но основният акцент трябва да бъдат участниците в събитието. Рождени дни, именни дни, годишнини, Великден, Коледа, Нова година…са обвързани с конкретна дата, но другите събития нямат тази обвързаност. За избора на конкретната дата може да се приложи метода на изключване. При този подход:

ПРОТИВ:

ЗА

Международно признатите празници, свързани с темата на събитието, са предпочитани дни за организиране на събития. Това ще генерира повече идеи за тематиката на събитието. Маркетингът и PR усилия ще бъдат улеснени. По-лесно ще се привлече общественото и медийно внимание.
Юбилеи – датата на юбилея е бил винаги добър повод за провеждане на мероприятие;
Другите дни от седмицата (без понеделник) – тук трябва да се имат предвид други фактори. Например бизнес събития е много удачно да се провеждат в сряда, четвъртък и петък. Ако мероприятието е с друга насоченост, като например тим билдинг, уикендите обикновено са най-добрият вариант. Потребителски и социални събития е удачно да се провеждат вече и в почивни дни. За провеждане на бизнес конференции, фестивали и други събития продължителността е препоръчително да бъде няколко дни и да включва уикенда.

При избора на дата трябва се съобрази и сезона. Модно ревю на летни дрехи е неудачно да се провежда зимно време при минусови температури.

4.6 Място за провеждане на събитието

След като бъде определена дата за провеждане на събитието ключов момент се явява избора на мястото за неговото провеждане. Събитията трябва да имат точно определени дата и място преди да започнат другите дейности по организацията – реклама, договаряне на лектори, доставчици и др.

Изборът на място зависи от вида на събитието, неговата големина, сезона и времето на неговото провеждане. Например за провеждането на обучителен семинар едната възможност е хотел, в който има конферентни зали. Друго възможно място е самостоятелна сграда, в която има обособени помещения, обикновено с по-малък брой места и евентуално нестандартни места, като галерии, спортни комплекси със зали, обществени сгради и др. Поради това преди да се пристъпи към избора трябва да се направи анализ на възможните места за провеждане на събитието, отговарящи на характера и големината на събитието. След това трябва да се направи оглед на местата, за да се провери тяхната пригодност.

Пригодност на мястото
Площ	Площта трябва да е подходяща, за да посрещане всички гости.
Площ	Закритите места трябва да са с достатъчна височина на тавана.
Външен вид и функционалност	Мястото трябва да бъде привлекателно за всички участници. Трябва да бъде добре поддържано и чисто.
	Закритите места трябва да са добре осветени и температурата да бъде подходяща за провеждане на събитието.
	Местата за сядане трябва да са удобни и да осигуряват добра видимост.
	Местата за отдих трябва да са отдалечени от активната зона за работа и да осигуряват добри условия .
Помещения и оборудване	Офиси и заседателни зали.
	Телекомуникации – Wi-Fi покритие, интернет, телефон, факс.
	Озвучителни системи и техника, кабини за превод.
	Зали и зони за провеждане на кетъринг.
	Маси и столове.
	Сервизни помещения и тоалетни.
Местоположение	Достъпност – близост до градски транспорт, лесен достъп с автомобил, близост до летище.
	Паркинги – наличие на такива, големина и начин на ползване.
	Близост до мнозинството от участниците.
	Наличие на магазини и ресторанти в непосредствена близост.
Цена	Размер на цената. Размер на аванса. Последствия при анулиране на резервация. Допълнителни разходи.
Цена

След като бъде изготвен този анализ и се избере евентуалното място за събитие, отговарящо на заложените критерии, следва провеждането на разговори със собствениците, съответно мениджърите на местата за уточняване на детайлите и получаване на възможно най-добрите условия. В рамките на тези срещи и разговори трябва да се проучи, дали евентуално на предвидената дата за провеждане на събитието няма съпътстващо мероприятие. Това е необходимо, за да се прецени това мероприятие дали няма да възпрепятства техническото провеждане на събитието, както и дали не е в колизия с целите, бранда и т.н.

Когато се постигне договаряне на параметрите за мястото следва да бъде направена резервацията. Резервацията трябва да бъде направена официално с удачните средства и форма, които да гарантират, че няма да се получи дублиране в резервациите или друго недоразумение. При резервация на големи събития е важно да има договор за това с предвидените неустойки. В рамките на времето от резервирането до провеждането на събитието е желателно да се прави проверка на място, защото е възможно междувременно да са настъпили промени в интериора, осветлението, оборудването, които биха могли да повлияят върху провеждането на събитието.

След като датата бъде окончателно уточнена и се определи официално мястото на събитието, те трябва да бъдат обявени възможно най-скоро. Датата може да се включи в календар на събитията на уеб сайта на организацията. Събитието може да се обяви по социалните медии, да се изпратят лични покани и т.н. Това ще позволи на желаещите да участват в събитието да планират времето и ангажиментите си своевременно.

4.7 Определяне и установяване на партньорства и спонсори

Провеждането на всяко събитие е свързано с предварителни разходи. Това налага да се търсят приходи за покриването на тези разходи. Определянето на такса за участие е единия от начините за осигуряване на приходи. Привличането на партньори, изложители и спонсори на мероприятието е другият способ за решаване на проблема с разходите. Сътрудничеството с подходящия партньор може да промени резултата от дадено събитие към по-добро – може да помогне за привличането на нова публика, намаляване на разходите и засилване на авторитета на марката. Много често тези партньори може да са специализирани в някои от дейностите. Така например медийните партньори са много удачни за промоцията на събитието и привличането на участници в него. Те също така може да продават реклама и да привлекат спонсори. Намирането на добрия партньор може да стане, като се изследват такива, които имат сходни интереси към темата и аудиторията на организатора. Такова партньорство е удачно и за двете страни, защото взаимно ще достигнат до аудиторията на всеки един партньор, като по този начин ще се постигне разширяване на аудиторията на потенциалните участници в събитието. В същото време трябва да се отчита, че работата в партньорство изисква голямо доверие, отдаденост и последователност в действието и на двете страни. Много често привличането на неправилни партньори се явява пречка за процеса. Тук трябва да се прецизират много добре ползите и неудобствата от включването на партньори, да се определи конкретно какъв и кой партньор да бъде поканен при организирането на всяко едно събитие. Наличието на ангажираност след провеждането на събитие е другият крайъгълен камък за преценка на партньора.

Намирането на спонсори на събитието е полезно за бюджета на събитието. Спонсорството може да бъде под форма на директно финансиране, предоставяне на награди, покриване на конкретни разходи и т.н. Безспорна е финансовата полза от привличането на спонсори. Те оказват влияние също върху имиджа и съдържанието на събитието. Привличането на нови спонсори изисква влагането на много усилия. От друга страна привличането на спонсори не винаги е удачно. Много често те изискват прилагането на техния бранд в оформлението на мястото на провеждане на събитието, ползването на изложбени площи и щандове, предоставяне на възможност за публични презентации. Трябва много внимателно да бъдат съобразени тези неща с това, дали има достатъчно площ и свободно време в програмата, дали техният бранд не е в конфликт са вашата марка и бранд и т.н.

4.8 Създаване на план за публичност

Привличането на аудитория е немислимо, ако не бъде осигурена достатъчна публичност на събитието. Популяризирането трябва да стартира веднага след определяне на дата и мястото на събитието. Това е цялостен процес, който не започва и не завършва с обявяването на датата и мястото на събитието. Времево тя продължава до провеждането на събитието и след него. Освен това инструментите и средствата, чрез които се осигурява публичността са много разнообразни и затова трябва да бъде създаден план за популяризиране и реклама. Той може да включва няколко компонента:

Обявяване на уеб страници;
Социални медии;
Съобщения по имейл;
Преса и връзки с медиите;
Печатни материали.

Един план за популяризиране на събитие не е пълен, ако липсват благодарности след събитието, признания към спонсорите и статии за ключовите послания от събитието.

4.9 Определяне на процесите в деня на събитието

След като бъде уточнено логистичното организиране на събитието, следва детайлно планирането на програмата на събитието. Създаването на програмата ще определи детайлния ред за действията в деня на събитието. Ще осигури възможност за контролиране на дейностите и провеждането на събитието като цяло. При определяне на програмата стоят много въпроси. Колко дни да бъде? Колко сесии да включва? Каква да бъде продължителността на сесиите? Как да бъдат структурирани сесиите – изложение, дискусии? Трябва ли да има модератори? Какъв брой почивкида бъдат планирани, каква да бъде тяхната продължителност и през какъв интервал? Почивките да включват ли предоставянето на кафе и кетъринг? Кои от почивките да включват кафе и кои кетъринг? Тези и много други въпроси трябват да намерят решение в рамките на това планиране на програмата. За целта трябва да бъде разработен детайлен график от началото на събитието до неговия край и последяващото изпращане на гостите. Създаването на графика включва няколко момента:

Съставяне на списък на дейностите;
Определяне на продължителността на събитието;
Създаване на система за управление на времето;
Определяне формата за представяне на програмата;
План за почивки.

Съставянето на списъка с дейностите е необходим, за да се установи какви мероприятия следва да се извършат, за да се постигнат целите на събитието. За целта е нужно да се направи „инвентаризация“ на модераторите, лекторите, изложителите, спонсорите, партньорите, екипа на организаторите, които ще правят изказвания и презентации, за да се прецени колко време ще бъде необходимо на всеки един от тях. Трябва да се уточни броя на почивките и дискусии. Трябва да се прецени, дали ще има организирано посещение на изложбени зали и щандове.

Продължителността на събитието ще се определи, като се наложат времево всички дейности – изказвания, презентации, дискусии, почивки, посещения на изложения и други подобни. За да се направи това е необходимо да се определи и продължителността на всяка дейност. Например: приветствия – 5 минути; презентации – 30 минути; дискусии – 20 минути; почивки – 15 минути; сесия за посещение на изложбени зали и щандове – 1 час. Сбора на времетраенето на всяко едно действие по неговия брой ще даде общото времетраене на събитието.

Когато събитията включват много дейности и мероприятия в ограничено времето, може да се приложи система за управление, чрез която някои от действията да се извършват паралелно в няколко зали.

Избора на формата за представяне на програмата трябва да отчете типа на събитието и аудиторията, към която е насочено то. Изготвянето на подробна програма дава възможност потенциалните участници да се запознаят с темите на сесиите, лекторите, продължителността на всяка сесия и т.н. Това допълва тяхната представа за характера на събитието и ползите, които ще могат да получат от участието си в него.

Планът за почивките е също важен, защото всеки участник ще има нужда и от почивка. Участието в едно събитие е уморително. Затова е необходимо да бъде предвидено и време за почивка. То трябва така да бъде структурирано, че да не се отегчат хората от продължителните сесии. Осигуряването на удобства за релакс в рамките на тези почивки несъмнено ще повиши удовлетвореността на участниците.

4.10 Проверка и контрол на подготовката

Няколко дни преди събитието, а за някои неща задължително преди самия ден на събитието, трябва да се направи проверка на подготовката и степента на готовност, както и да се уточнят последните детайли за провеждане на събитието. За целта трябва да се изпълни определен набор от действия:

Среща и разговор с всички лектори, модератори, спонсори, медии за проверка на тяхната подготовка за участие в събитието и степен на завършеност на техни презентации, материали и др.;
Проверка на готовността на оперативните служители за обслужване на събитието;
Финализиране на сценария на събитието;
Провеждане на няколко обучения, чрез които да бъдат „отиграни“ важни моменти по провеждане на събитието;
Проверка на материалите – презентационни, информационни, рекламни;
Проверка на регистрацията – потвърдили, непотвърдили, резерви;
Определяне на възможностите за снимки и интервюта с лектори и VIP лица;
Потвърждаване на подробностите с медиите;
Проверка на мястото на срещата и неговата пригодност – обособени зони, изложбени места и т.н.;
Проверка на оборудването;
Подготовка на информационни и рекламни пакети;
Събиране и техническа подготовка на лекциите и презентациите – съвместимост с техниката, която ще се използва по време на събитието, както и разпечатването им при нужда.

4.11Анализ, оценка и заключителни дейности след събитието

Работата на организатора на събития не приключва, дори и след като последният участник е напуснал събитието. Всъщност последващите дейности са важна част от жизнения цикъл на събитието. Завършването на дадено събитие е толкова важно, колкото и концепцията му. Време е за събиране на обратна връзка от участниците, оценкана качеството на събитието, предложения за подобрение от страна на участниците и организаторите, измерване на възвръщаемостта на инвестицията и създаване на материали с интересни моменти за събитието, които да бъдат популяризирани след събитието.

Това е времето, когато трябва да се изпратят благодарности на участниците в събитието, в това число – персонал, доброволци, лектори, изпълнители на услуги и присъстващи. Освен индивидуалните благодарности е добре да се използват и другите маркетингови инструменти за постигане на по-голяма публичност на този акт.

Обратната връзка е от решаващо значение за анализ и оценка на изпълнението на мероприятието. Тя е полезна за последващи събития. Един от способите за обратна връзка, които може да се използва е попълването на въпросник от участниците на хартиен носител по време на провеждане на събитието. Въпросите може да включват оценка на лекторите, програмата (темите), кетъринга, условията по време на провеждане на събитието и др. Друго средство за получаване на обратна връзка от участниците на събитието е използването на социалните медии. Ползването на социалните медии след събитието е много полезно за създаване на ангажираност чрез споделяне на съдържанието на събитието и отзивите от него. За целта е необходимо по време на събитието да се направят много снимки и видеозаписи. След събитието трябва да се направи подбор на всички снимки и видеозаписи, за да се изберат най-важните и най-вълнуващите моменти от събитието, които да бъдат публикувани.

Друг много важен момент след края на събитието е да се изчислят фактическите разходи и приходи от събитието. Това ще позволи да се прецени реалния финансов резултат от събитието. Въз основа на това ще се направи анализ на пропуските при планиране на приходите и разходите, което ще бъде от полза за планирането и провеждането на следващите събития.

След всичко това се прави цялостен анализ на събитието. Това трябва да се изготви възможно най-скоро след събитието, защото тогава информацията и спомените са най-свежи. Чрез този анализ ще се прецени: Постигнати ли са заложените цели? Какви са пропуските? Кой и как си е свършил работата? Какво може да се подобри при следващи събития?

И накрая – почивка!

Не няма почивка!

Предстой следващото събитие!

Маркетингови стратегии и подходи при провеждане на събития

Маркетингът на събития се очертава като самостоятелна индустрия през последните 30 години. Един от първите, който използва маркетинг на събития, е McDonald’s, който свързва имиджа на верига за бързо хранене със сиропиталището на Роналд Макдоналдс и редовно провежда специални събития, използвайки образа на клоун Роналд. Тази тактика на маркетинга на събития помогнала на компанията не само да привлече семейна аудитория, т.е. и техните родители, но също така и да създаде положителен, жив, запомнящ се имидж. В основата си маркетингът е комуникацията. Това е способността ясно да се предаде послание в подходящия момент към подходящата аудитория. Събитията на живо дават възможност на човек да се свърже директно със заинтересованите страни и ясно да предаде своето послание. Маркетингът на събития продължава да расте, като една от най-важните маркетингови стратегии за съвременните компании. Всеки ден огромен информационен поток от рекламни съобщения, оферти и други, залива съвременния човек. Един индивид е способен да възприема и обработва само малка част от цялата информация. При тези условия за компаниите е все по-трудно да привлекат вниманието на потребителите. Директната реклама е инструмент, доказал своята ефективност, но днес традиционният метод на комуникация не е достатъчен, за да привлече вниманието на потребителите. Маркетингът на събития се превърна в един от инструментите, предназначени за решаване на този проблем. Това е начин за промоция, който е насочен към изграждане и укрепване на имиджа на марка или услуга чрез организиране на нестандартни промоции или както те още се наричат специални събития. Чрез специалните събития компаниите се опитват да вземат активно участие в социалния живот на целевата си аудитория. Обхватът на маркетинга на събития е изключително широк. Има няколко причини за мощното въздействие на тази комуникация върху взаимоотношенията с потребителите. Една от тях е, че хората по-добре запомнят какво са преживели на сетивно ниво. Един от основните принципи на съвременния маркетинг на събития е ангажирането на целевата аудитория в събитието. С други думи можем да кажем, че маркетингът на събития е комплекс от специални рекламни дейности. Основната цел маркетингът на събития е разкриването на характера на марката или услугата чрез демонстрация на определен начин на живот. Добре разработената маркетингова стратегия е в основата на успеха на всяко събитие. Това важи както за онлайн, така и за офлайн събития. Един от основните принципи на съвременния маркетинг на събития е ангажирането на целевата аудитория в събитието. Дори и с най-добрите гости, лектори и място на провеждане, всяко събитие се нуждае от промоциране, за да бъде посетено от възможно най-много хора. Един от ключовите елементи за успех на дадено събитие е познаването и достигането до целевата аудитория. За да се определи целевата аудитория, първо трябва да се дефинира точно целта на събитието и след това да се намерят хората, които се вписват в тази цел. Всички събития споделят една и съща обща цел, която е да оправдаят очакванията на аудиторията си. Например, ако сме домакини на дарителски лагер за набиране на средства за организация с нестопанска цел, всеки който подкрепя каузата ни е част от нашата целева аудитория. След като вече сме определили целта на събитието и целевата аудитория е време да измислим най-добрите начини за популяризиране на събитието сред тези хора. Маркетингът на събития драстично увеличава отзивчивостта на аудиторията, тъй като има тенденция да бъде тясно свързан с емоциите и осигурява елемент на забавление. Маркетингът на събития използва повод – събитие, реално или измислено, планирано или специално организирано, широко известно или създадено специално за конкретна аудитория. Чрез правилното използване на всички маркетингови инструменти за рекламиране на събития в съвкупност, могат да се осигурят предимства както за организаторите на събитието, така и за участващите в събитието. За това могат да се разработят и изпълнят големи събития, в рамките на които е важно да се идентифицират и поканят хора, които са реални и потенциални потребители на определен продукт или услуга. Важно е да се включат такива хора в събитието възможно най-рано. По-добре е това да се случи на етапа на рекламната кампания на събитието. Понастоящем маркетингът на събития е една от най-обещаващите области на комуникационната политика във всяка област на бизнеса и неправителствения сектор. Маркетингът на събития е вид интегрирана маркетингова комуникация, което представлява съвкупност от дейности, насочени към популяризиране на стоки, услуги, марки във вътрешната и външната маркетингова среда чрез организиране на специални събития. Най-голямото предимство на събитията е, че те активно въздействат върху емоционалното състояние на участниците.

Всяка маркетингова стратегия на дадена организация се състои от стандартен набор от инструменти като реклама в медиите и интернет, участие в събития, комуникация чрез социалните медии и други. Но заобикалящата ни реалност се променя всеки ден, конкурентите използват нови нестандартни подходи в своите дейности, а потребителите стават все по-усъвършенствани в избора на стоки и услуги. Един от начините за преодоляване на тази кризисна ситуация е използването на маркетинг на събития от компаниите.

Видове маркетинг на събития

· Маркетинг на корпоративни събития

Основната задача на този вид маркетинг е да повиши ефективността на труда и да подобри имиджа на пазара на труда. Такива събития включват корпоративни годишнини, фирмени годишнини, игри, пикници и различни празнични партита. На такъв тип събития е важно да поканите близки партньори и редовни клиенти. Темата на корпоративните събития може да бъде различна, но най-често тя е синхронизирана с някакъв вид годишнина, празник или друга значима дата.

· Маркетинг на търговски събития

Това са събития и дейности за дистрибутори, партньори и клиенти. Те включват различни срещи, конференции, семинари, презентации, различни приеми и други тематични събития. Обикновено те са обвързани с дейността на компанията – например фармацевтична компания провежда семинар за медицински специалисти, а автомобилният завод – конференция за автомобилната индустрия. Чрез търговските събития компаниите по-лесно позиционират на пазара своите продукти и услуги.

· Маркетинг на специални събития

Маркетингът на специални събития включва рекламни турове, фестивали, концерти и други развлекателни събития. Този тип маркетинг на събития увеличава обхвата на целевата аудитория, има положителен ефект върху лоялността на потребителите и спомага за увеличаване на продажбите на компаниите. Спонсорството е важна част за този тип събития. Обикновено компаниите спонсорират добре познати събития, на които рекламират продуктите и услугите си. Важен момент при спонсорството на събития, като канал за маркетингова комуникация, е форматът на участие в него. Традиционни елементи тук са логото на спонсора върху рекламата на събитието, поставянето на банери на мястото на събитието и конкурсите на спонсора. Всъщност възможностите за рекламиране на спонсор във формата на събитието не се ограничават само до това. Например раздаването на малки сувенири на всички гости на събитието или малко грандиозно представление с представяне на продукта или услугата може да бъде много по-ефективно и запомнящо се средство за комуникация от традиционното теглене на награди. Във формата на много събития е възможно да се проведат промоционални акции. Другото важно нещо е да предоставите на посетителите възможност да тестват на място вашите продукти.

· Маркетинг на тематични събития

Тематичните събития са основният маркетингов инструмент, които позволява на компаниите бързо да популяризират продуктите и услугите си. Този вид маркетинг включва:

Шокова промоция – това са оригинални и необичайни маркетингови методи, които привличат внимание и предизвикват интерес към даден продукт, услуга или събитие. Например плакатите с текст обърнат на обратно са част от шоковите промоции.
Състезания – те могат да бъдат проведени за целевата група, редовни клиенти, партньори или за служители. Чрез този инструмент целите и задачите на маркетинга са насочени към подобряване на имиджа на компанията на пазара на труда.
Конференции – те обикновено се организират за конкуриращи се компании или компании с еднороден вид дейност, за да се повиши нивото на експертиза в очите на потребителите.
Лотария – това събитие има закачлив елемент, така че може да се използва за широка целева аудитория. Например може да създадете своя собствена лотария и да я рекламирате на всички клиенти и купувачи, за да привлечете участници.
Фестивали – те се организират за целевата аудитория – например музикален фестивал за любителите на музиката или бирен фестивал за тези, които са почитатели на този вид напитка.

Edu-marketing или образователен маркетинг е концепция за създаване на образователна учебна програма и превръщането й в маркетингово съдържание за потребителите под различни форми (статии, видеоклипове, списания, интерактивни викторини, актуализации по имейл, онлайн курсове и т.н.) Въпреки че почти всяка индустрия и всяка тема могат технически да използват образователната маркетингова стратегия, това е особено необходимо за индустриите, които оказват положително въздействие върху обществото и планетата. Целта на образователния маркетинг е да обучи потребителя да цени продукта или услугата, която потребява. В последните години този тип маркетинг набира широка популярност на пазара. Чрез образователния маркетинг потребителите получават възможността, чрез традиционни образователни методи, да разберат същността на даден продукт или услуга. Например известният производител на бира Budweiser решил да обучи своите клиенти в процеса на варене. За тази цел те организирали специална вечер, на която били поканени любителите на бирата. На голям екран присъстващите наблюдавали целия процес по производството на бира. Всички присъстващи получили брошура, озаглавена „Угасете жаждата си за знание“. На вечерята присъствали и технолозите по производство, които отговаряли на въпроси и предоставяли професионални съвети. След тази демонстрация интересът към марката бира се засилил изключително много.

Ето няколко интересни примера за успешен маркетинг на събитие

Маркетингът на събития има няколко специфични характеристики, които заслужават специално внимание. Основната характеристика е, че целевата група на компанията и целевата група на събитието трябва да съвпадат. Няма да е възможно да продадете хладилник на събитие, свързано с козметични продукти. Втората характеристика на маркетинга на събития е, че събитието трябва да популяризира продукта или услугата. Инструментите използвани за маркетинг на различните видове събития са ограничени само от въображението на маркетолога. За да бъде успешно дадено събитие, независимо от неговия характер, е важно да се изгради добра маркетингова стратегия за отразяването му пред обществеността. Без да бъде включено в подобна стратегия, събитието се обезсмисля.

Следва примерна маркетингова стратегия за популяризиране на събитие, която е убедителна и ненатрапчива.

Ø Създайте уеб страница на събитието

Създайте специална уеб страница за събитието си, която да споделяте с целевата си аудитория чрез информационните канали. Дизайнът на уеб страницата на събитието трябва да бъде максимално опростен. Докато поддържа правилото за простота, уеб страницата за вашето събитие трябва да предлага и ангажиращо съдържание. Съдържанието на уеб страницата трябва да бъде насочено само към събитието. Съобщенията на страницата трябва да бъдат кратки и точни. За да добавите повече динамика към уеб страницата, може да поставите часовник за обратно отброяване на времето до самото събитие. Така ще създадете очакване към събитието, както и усещане за спешност на потенциалните участници, които се колебаят, дали да се регистрират. На уеб сайта на вашата организация може да създадете изскачащо кратко съобщение, което да води към уеб страницата на събитието. По този начин ще насочите вниманието на посетителите към страницата на събитието. Изскачащите прозорци са много ефективен маркетингов инструмент, когато искаме да привлечем внимание към точно определено нещо. Съдържанието, което използвате на уеб страницата на събитието и изскачащия прозорец, са ключови фактори за привличане на целевата аудитория.

Ø Направете публикации в медиите

Вашето събитие е вече факт. Изготвили сте интересна програма, поканили сте гост-лектори, планирали сте интересни неща за присъстващите, създали сте уеб страница на събитието си и сега е моментът да създадете новина за това. Съобщенията в медиите трябва да съдържат кратка и ясна информация за вашето събитие. Публикациите трябва бъдат представени по атрактивен и лесен за приемане начин. Ако след участието си във вашето събитие, участниците ще получат някакви награди или сертификати, задължително акцентирайте на това, за да привлечете вниманието на аудиторията. Именно медиите осигуряват директен достъп до конкретни целеви групи. Колкото по-авторитетен е източникът на информация за дадено събитие, толкова по-голямо въздействие има то върху целевите групи. Поради това е необходимо да се съсредоточите върху медиите, които доминират на местния пазар. Изпратете и индивидуални покани до местните журналисти. В поканата до тях акцентирайте на гост-лекторите. Опростете информацията в нея, за да помогнете на журналиста да извади лесно ключовата информация.

Ø Поканете вашата аудитория, като използвате имейл

Имейл маркетингът е най-популярната маркетингова стратегия за популяризиране на събития сред хората. Това е един от най-евтините начини за провеждане на интернет насочена рекламна кампания. Когато изпращате покани за дадено събитие по имейл, не забравяйте да включите и връзките за социално споделяне. За да бъде успешен имейл маркетингът е важно съобщенията да бъдат изпращани само до целевите групи. Другото е просто СПАМ. Имейл маркетингът продължава да бъде един от най-ефективните начини за достигане до потенциални участници в събития. Първото и най-важно условие е темата на имейла да бъде кратка, ясна и грабваща. Тя играе ключова роля за успеха на имейл кампанията. Няма значение колко прекрасно е вашето събитие, ако темата на имейла не накара аудитория, до която е адресиран да кликне и да го отвори. Затова е нужно да отделите време и сериозно да обмислите как ще озаглавите имейлите си, за да грабнете вниманието на целевата аудитория. Ключът е в заглавието. Ето защо заглавието е по-важно от съдържанието на самото писмото. Близо 80% от хората четат заглавието, 20% четат останалия текст. Тази закономерност е валидна и за електронните писма. Ако сбъркате в заглавието, няма да имате шанс да увлечете аудиторията със съдържание, тъй като писмото директно ще бъде изтрито. Трябва да внимавате с думите, които използвате в темата на имейла, защото думи като “безплатен“ и „отстъпка“ често активират филтрите за спам. Идеално и винаги работещо заглавие няма, защото всичко перфектно е относително – имат значение естеството на събитието, характеристиките на аудиторията и вида на кампанията. Добре е имейлът да бъде с персонална насоченост. Хората ценят персоналния подход и са по-склонни да отварят заглавия, които съдържат името им. През 2018 г. 61% от имейлите са отворени от мобилни устройства. Освен това всеки потребител използва различен браузър (Google Chrome, Mozilla, Opera и др.), както и електронна поща. Съответно трябва да се съобразите с това и да направите имейлите си удобни за отваряне и лесни за четене на всякакви устройства. За да създавате привличащи окото имейл кампании за минути, трябва да се спрете на подходящите инструменти – има много безплатни и платени софтуери, които ще ви помогнат (Mailchimp, Campaign Monitor и др.). Трябва да имате инструмент за подготовка на кампаниите си, но и да следите с него ефективността им – колко хора са отворили писмото, колко са последвали приложения линк, колко са спрели абонамента си и т.н.

Ø Използвайте социалните медии

Маркетингът за социални мрежи е форма на Интернет маркетинга, която използва социалните мрежи като маркетингов инструмент. Целта на маркетинга за социални мрежи е да създаде такова съдържание, което да ангажира потребителите, да ги кара да го споделят със своите приятели и да помогне на организациите да достигнат до целевите си групи. В днешния дигитално ориентиран свят социалните медии и събития вървят ръка за ръка. Проучване показва, че около 78% от потребителите създават дигитално съдържание на събития и че 60% от участниците в него са споделили информация за него в своите социални медийни канали. Популяризирането на събития в социалните медии е ключов маркетингов инструмент. Това е най-ефективният начин за разпространение на информация за дадено събитие до аудитория по целия свят. Социалните медии са сбъдната мечта на маркетолога. Те са нова тенденция в маркетинга на събития и чрез тях имате пряко взаимодействие с целевата аудитория. Само с няколко щраквания на мишката и с минимални разходи, можете да разпространите информация за вашето събитие само за няколко минути. Чрез използването на маркетингови тактики в социалните медии се повишава интереса към дадено събитие. Facebook е огромно пространство и чудесна платформа, за да разкажете за вашето събитие. В идеалния случай съдържанието за събитието е добре да бъде създадено най-малко един месец предварително, за да има достатъчно време за разпространение сред целевата аудитория. Като начало направете кратко и интригуващо представяне на вашето събитие, което публикувайте във Facebook. Фокусирайте се върху създаване на съдържание, което да накара хората да присъстват на вашето събитие. Създайте кратко промоционално видео с интересни кадри от предишни ваши събития, за да покажете на хората какво чудесно време ще прекарат на вашето събитие. Публикувайте го. Може да включите изображения от самата подготовка за събитието. По този начин ще покажете, че сте положили всички усилия, за да направите събитието интересно,запомнящо се, забавно и полезно за всички потенциални присъстващи. Един от основните акценти на всяко събитие са лекторите. Затова трябва да сте сигурни, че вашите лектори напълно отговарят на темата на събитието ви. Обяснете какво ще предложите и защо вашето събитие трябва да бъде посетено. Противно на общоприетото схващане, хората се интересуват повече от събитие, когато чувстват, че ще загубят нещо ценно, ако не присъстват. „Не искате да пропуснете това събитие“ е проста, но ефективна фраза за маркетинг по имейл, кампания в социалните медии или публикация в блог, за да генерира любопитство към вашето събитие. След като вече сте публикували събитието във Facebook е много важно да продължите активно да го популяризирате. Подсилете го чрез реклама. Така събитието ще се показва приоритетно на потребители, които в някакъв момент са проявили интерес към подобни на вашето събития. Когато хората изразят интерес към дадено събитие, техните последователи също го виждат, това активира повече хора да проявят интерес към него. Следете постовете си и се уверете, че имат високи нива на ангажираност. Така ще знаете през какъв интервал от време да пускате публикациите. В платформи като Facebook, Snapchat и Instagram, историите, които създавате изчезват след 24 часа. Това е съдържание се нарича краткотрайно. Този тип съдържание е още една тенденция в маркетинга за социални мрежи, което се отразява изключително ползотворно на потребителите на социални медии. Краткотрайното съдържание дава възможност на потребителите да са по-автентични и да показват качествено съдържание и истории в реално време. Тъй като съдържанието изчезва в рамките на няколко часа, това създава чувство на неотложност. В резултат, последователите действат бързо, а вие печелите от това. Поради тази причина, това съдържание е новото любимо нещо за маркетолозите. Публикуването на истории за вашето събитие, които излизат най-отгоре във фийда на последователите, поддържа информацията ви в съзнанието им. Тъй като на ден се публикуват милиони истории, за да се отличите трябва да измислите нещо впечатляващо, което да грабне вниманието на потребителите мигновено. Може да използвате такъв тип реклама за вашето събитие, за да ангажирате целевата си аудитория. Използвайте хаш тагове, за да достигнете до по-голяма аудитория в социалните медии. Според уикипедия Хаштаг е знак за препратка (таг) за търсене в социалните мрежи. Използвайте хаш таг за вашето събитие и го поставете на видно място на вашия уебсайт. Насърчавайте посетителите на уебсайта и участниците в събитието да използват хаш тага, когато участват в социалните медии. Това е чудесен начин за проследяване на ангажираността към дадена публикация. Всички социални медии използват хаш тагове, които по същество са етикети за търсене на вашите публикации. Хаш таговете са изключително популярни във Facebook, Twitter и Instagram. Наличието на хаш таг за популяризиране на събитие служи като безплатна реклама. Колкото повече се разпространява хаш тагът на дадено събитие, толкова повече хора разбират за него.

Ø Ангажирайте заинтересованите страни

За да подобрите маркетинга на вашето събитие, ангажирайте заинтересованите страни. Независимо дали са лектори, спонсори или изложители, ги насърчавайте да популяризират вашето събитие чрез техните информационни канали.

Ø Използвайте Инфлуенс маркетинг

Инфлуенс маркетингът е форма на маркетинг, канал за популяризация и продажба, при която видими и въздействащи личности в социалните мрежи, т.нар. инфлуенсъри, привличат внимание към своя начин на живот, в частност към използваните от тях продукти или услуги, като по този начин реализират канал за популяризиране. В модерния маркетинг свят инфлуенсърите рекламират продукти и услуги посредством постове в социалните мрежи. Инфлуенс маркетингът е един от най-развитите маркетингови канали. Този вид маркетинг играе все по-голяма роля в туристическия бранш. Авторът на Outside Magazine, Grayson Schaffer, го описва като “култура, която променя начина, по който хората пътуват и планират пътуванията си”. Инфлуенсърите често печелят от успешното си присъствие в социалните медии чрез популяризиране на продукти, услуги или маркетингови съобщения в своите акаунти. Всъщност партньорството с инфлуенсърите с цел популяризиране на конкретни продукти или услуги не е новост. Още през 1950 г. Мерилин Монро е била инфлуенсър на цяло едно поколение. Почитателите й са се интересували от нейните любими продукти и методите, чрез които постига безупречния си външен вид. Десетилетия по-късно, с нарастването на ролята на социалните мрежи, организациите осъзнават истинския потенциал на инфлуенсър маркетинга. Веднъж спечелили доверието на аудиторията си, практически инфлуенсърите притежават готова база с различни целеви групи. Един от ключовите моменти при този вид маркетинг е внимателната селекция на инфлуенсъри, на които целевите групи гласуват нужното доверие. Инфлуенс маркетингът не е ограничен само до Instagram, Facebook или Twitter. Съществува тясна връзка между инфлуенс маркетинга и тенденциите във видео маркетинга с цел постигане на възможно най-добри резултати. Популярните личности се стремят да спечелят от своята популярност и авторитет, рекламирайки определено събитие, което представлява интерес за техните последователи. Така събитието достига до много повече хора, а хората, които се доверяват на мнението на инфлуенсъра, започват да се доверяват и на вас. Точно в това е силата на инфлуенс маркетинга, а именно – прехвърляне на авторитет.

Всички тези маркетингови инструменти са интелигентна инвестиция, която може да бъде използвана за привличане на по-голяма целева аудитория. Маркетингът на събития нараства през последните години. Чрез специални събития компаниите се опитват да вземат активно участие в социалния живот на целевата си аудитория. Специалните събития помагат за „конкретизирането“ на марката, доближаването й до потребителите. Събитийният маркетинг е най-силният инструмент за привличане на целева аудитория.

Източници и допълнителни ресурси по темата:

https://blog.bizzabo.com/event-marketing-guide
https://marketo.com/event-marketing/
Getz, D. Event Studies, Theory, Research and Policy for Planned Events

ИЗИСКВАНИЯ ЗА КУРС

Водещи умения в индустрията

Най-добрите знания и умения са движещата сила във всяка индустрия. Те са основата за развитие, иновации и напредък.

Квалификации

Основни квалификации в областта на туризма или хотелиерството, или поне 3 години практика.

Иновации

Отворено мислене за нови неща и готовност за експерименти.

Амбиция

Искате да постигнете качество и стандарт, признати навсякъде по света.

Изградете бъдещето си с непрекъснато образование

Формалното образование трябва да се разглежда точно като начална позиция. Нещата се променят и развиват през цялото време, така че ако не се обучавате, ще остареете.

[/fusion_separator

ТЕСТ ЗА САМООЦЕНКА НА ЗНАНИЯТА

M4 – Управление на събития

Project Description

ПРЕГЛЕД

ПОДРОБНОСТИ ЗА КУРСА

ПОКРИТИ ПРЕДМЕТИ

ИЗИСКВАНИЯ ЗА КУРС

ТЕСТ ЗА САМООЦЕНКА НА ЗНАНИЯТА

ПРЕГЛЕД

Основна цел

Продължителност

ПОДРОБНОСТИ ЗА КУРСА

Съдържание на учебната дисциплина

ПОКРИТИ ПРЕДМЕТИ

Актуална учебна програма

Същност и структура на събитийния туризъм

Позитивни въздействия

Негативни въздействия

Историческо развитие на събитийния туризъм

Класификация на видовете събития и ролята им в туризма

Ø Търговски изложения

Ø MICE туризмът или пътуване за бизнес

Ø Виртуални събития

Ø Събития, свързани с живота на хората

Планиране и организиране на събития

4.1 Разработване на целите на събитието

4.2 Планиране на екип, който да управлява събитието

4.3 Разработване на бюджет

4.4 Изработване на цялостен план на събитието

4.5 Избор на дата за провеждане на събитието

ПРОТИВ:

ЗА

4.6 Място за провеждане на събитието

4.7 Определяне и установяване на партньорства и спонсори

4.8 Създаване на план за публичност

4.9 Определяне на процесите в деня на събитието

4.10 Проверка и контрол на подготовката

4.11Анализ, оценка и заключителни дейности след събитието

Маркетингови стратегии и подходи при провеждане на събития

· Маркетинг на корпоративни събития

· Маркетинг на търговски събития

· Маркетинг на специални събития

· Маркетинг на тематични събития

Ето няколко интересни примера за успешен маркетинг на събитие

Ø Създайте уеб страница на събитието

Ø Направете публикации в медиите

Ø Поканете вашата аудитория, като използвате имейл

Ø Използвайте социалните медии

Ø Ангажирайте заинтересованите страни

Ø Използвайте Инфлуенс маркетинг

ИЗИСКВАНИЯ ЗА КУРС

Водещи умения в индустрията

Квалификации

Иновации

Амбиция

Изградете бъдещето си с непрекъснато образование

ТЕСТ ЗА САМООЦЕНКА НА ЗНАНИЯТА

нова информация

Association Pravi korak

Chamber of Commerce and Industry Kyustendil

Recent Posts